Udostępnianie danych osobowych cudzoziemców

Według danych Urzędu ds. Cudzoziemców w ciągu ostatnich trzech lat liczba cudzoziemców, którzy legalnie przebywają w Polsce wzrosła o blisko 90 tys. osób (o 61 proc.). Z tego powodu coraz więcej spraw prowadzonych w jednostkach państwowych dotyczy właśnie cudzoziemców. Często również odnotowuje się przypadki udostępniania danych osobowych cudzoziemców przebywających na terytorium RP Policji, w związku z prowadzonymi nią postępowaniami lub czynnościami służbowymi. Kto jest uprawniony do udostępniania takich danych i czy każdy wniosek złożony przez Policję zobowiązuje te organy do ich udostępnienia?

Krajowy zbiór rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców

Status prawny cudzoziemca w Polsce uregulowany jest ustawą z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2016, poz. 1990, z późn. zm. – dalej: ustawa). Wszelkie dane dotyczące cudzoziemców gromadzone są w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców. Rejestr ten prowadzony jest, z pewnymi wyjątkami wskazanymi w ustawie (art. 428 pkt. 2), w systemie teleinformatycznym, a administratorem zgromadzonych w nim danych jest Szef Urzędu ds. Cudzoziemców.

Poszczególne rejestry w zakresie swoich właściwości prowadzą również: wojewoda, konsul, Komendant Główny Policji, Komendant Główny Straży Granicznej, komendant oddziału Straży Granicznej oraz komendanci wojewódzcy i powiatowi Policji.

Udostępnienie danych z krajowego zbioru rejestru, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców

Dane przetwarzane w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców udostępnia się podmiotom wskazanym w art. 450 ustawy m. in. organom administracji publicznej, sądom i prokuraturom, Policji, Straży Granicznej, Służbie Więziennej, ABW, AW, PIP, CBA oraz organom Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań.

Dane osobowe przetwarzane w krajowym zbiorze rejestrów są udostępniane przez Szefa Urzędu, wojewodę, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, Komendanta Głównego Straży Granicznej, komendanta oddziału Straży Granicznej, komendanta placówki Straży Granicznej, Komendanta Głównego Policji, komendanta wojewódzkiego lub komendanta powiatowego (miejskiego) Policji – w zakresie prowadzonych przez nich rejestrów. Udostepnienie danych odbywa się na pisemny wniosek, którego wzór jest określony przez Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 18 kwietnia 2014 r. w sprawie wzoru formularza wniosku o udostępnienie danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców (Dz. U. poz. 519 – dalej rozporządzenie).

Udostępnianie danych Policji dotyczących pobytu cudzoziemców na terenie danego województwa

Rejestr danych cudzoziemców, którzy posiadają pozwolenie na pobyt stały lub czasowy na terenie województwa prowadzi wojewoda i jest organem właściwym do udostepnienia danych.

Uprawnione organy w ramach realizowanych zadań ustawowych mogą zwrócić się do wojewody z wnioskiem o udostepnienie danych konkretnego cudzoziemca. Jeśli wniosek złożony zostanie wg. określonej procedury, tzn. na poprawnie i kompletnie uzupełnionym formularzu, także w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r., poz. 570 z późn. zm.), nie ma wątpliwości – jeśli posiadamy takie dane to udostępniamy je na adres wskazany w złożonym wniosku.

Należy pamiętać, że na podstawie takiego wniosku uprawnione organy mogą złożyć zapytanie o dane dotyczące tylko jednego cudzoziemca.

Udostępnienie zbiorczych danych osobowych cudzoziemców

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy uprawniony organ żąda podania danych osobowych określonej grupy cudzoziemców. Zakres danych może obejmować np. imiona, nazwiska oraz adresy zamieszkania osób określonego obywatelstwa, będących w określonym przedziale wiekowym, przebywających na terytorium danego województwa lub regionu w określonym przedziale czasowym. Nie przewidzieli takiej formy zapytania tego autorzy rozporządzenia. Jego prawidłowe wypełnienie wymaga bowiem od wnioskodawcy podania informacji pomagających zidentyfikować osobę na temat, której poszukiwane są bardziej szczegółowe informacje.

Częstą praktyką organów uprawnionych do pozyskiwania danych o cudzoziemcach jest zwrócenie się o udostepnienie danych za pomocą zwykłego pisma. Często też pismo to przesyłają faksem w celu przyspieszenia postępowania. Taka forma złożenia wniosku budzi poważne wątpliwości.

Po pierwsze, ustawa wyraźnie wskazuje określoną procedurę udostępnienia danych osobowych z krajowego rejestru. Złożenie wniosku jest jedynym sposobem na uzyskanie danych osobowych i nie są przewidziane od tego przepisu wyjątki.

Po drugie, faks nie posiada mocy dokumentu urzędowego i nie wywołuje skutków prawnych, z uwagi na brak możliwości zweryfikowania autentyczności złożonego na nim podpisu. Nie stanowi więc podstawy do udostępnienia danych osobowych.

W sytuacji otrzymania przez wojewodę pisma o podanie danych osobowych nie jednego, a wielu cudzoziemców, należy zatem zastosować przepis art. 449 ustawy. Stanowi on, że Szef Urzędu ds. Cudzoziemców prowadzi krajowy zbiór rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców. Wobec tego, jako administrator danych osobowych tego zbioru, jest podmiotem uprawnionym do udostępnienia żądanych danych osobowych. Wojewoda powinien zatem, zgodnie z art. 243 KPA, przesłać pismo zgodnie z właściwością Szefowi Urzędu ds. Cudzoziemców, zawiadamiając o tym fakcie wnioskodawcę.

Rozpatrywanie wniosku

Udostępnianie danych osobowych cudzoziemca jest zagadnieniem złożonym nawet dla osób, które na co dzień zajmują się ochroną danych osobowych. Każdy otrzymany wniosek należy rozpatrywać indywidualnie. Każdorazowo należy zweryfikować:

– czy podmiot występujący z wnioskiem jest uprawniony przez ustawę do otrzymania danych,
– czy wniosek spełnia wymagania formalne (np. czy osoba faktycznie podpisująca wniosek jest uprawniona do otrzymania danych lub czy otrzymany dokument nie jest kopią),
– prawidłowość podanej postawy prawnej,
– prawidłowość podanej postawy faktycznej (np. weryfikacja nr prowadzonej przez podmiot sprawy).

Instrukcja wypełniania wniosku

Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku upewnij się, że reprezentujesz podmiot uprawniony do ubiegania się o dane z krajowego zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców. Wykaz podmiotów znajduje się w 450 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2016, poz. 1990, z poźn. zm.).

Wniosek można pobrać tu: FORMULARZ WNIOSKU

I Nazwa i adres organu, do którego kierowany jest wniosek
Należy wskazać wojewodę właściwego ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca oraz podać adres urzędu wojewódzkiego, np. Wojewoda Mazowiecki, Mazowiecki Urząd Wojewódzki, pl. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa.

II Oznaczenie rejestru, ewidencji lub wykazu, z którego będą udostępnione dane
Należy podać nazwę rejestru, z którego chcemy otrzymać dane. Wykaz rejestrów, z których składa się Krajowy zbiór rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców znajduje się w art. 449 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach.

III Dane wnioskodawcy
Podajemy imię i nazwisko osoby reprezentującej wnioskodawcę
(organ lub podmiot), nazwę wnioskodawcy (organu lub podmiotu) oraz adres jego siedziby, np. Jan Kowalski, Komendant Stołeczny Policji, Komenda Stołeczna Policji, ul. Nowolipie 2
00-150 Warszawa.

IV Zakres żądanych danych
Do wyboru mamy 6 pozycji (dane osobowe, aktualny tytuł prawny, na podstawie którego dana osoba przebywa na terytorium RP, historia legalizacji pobytu, wydane dokumenty, miejsce pobytu oraz inne dane).
Przy interesującej nas kategorii danych z lewej strony wstawiamy znak „x”. Możemy wybrać jedną opcję bądź zaznaczyć wszystkie, przy czym, w przypadku zaznaczenia opcji „dane osobowe” lub „inne żądane dane”, należy wskazać konkretnie, jakie dane chcemy otrzymać.

V Podstawa prawna do otrzymania danych
Należy powołać się na odpowiedni przepis prawny, który umożliwia otrzymanie danych.

VI Przeznaczenie danych (podstawa faktyczna), w tym wskazanie numeru prowadzonej sprawy
W tym polu należy poinformować organ z jakiego powodu żądane dane są nam niezbędne np. w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym lub postępowaniem przygotowawczym. Należy pamiętać, aby powołać się na identyfikator prowadzonej sprawy – organ udostępniający dane może przed ich udostępnieniem zweryfikować prawdziwość podanych przez nas danych.

VII Posiadane informacje o osobie, której dotyczy wniosek
W tym miejscu należy podać wszystkie informacje dotyczące danej osoby, jakie już posiadamy. Ułatwi to organowi identyfikację oraz przyspieszy proces rozpatrywania wniosku.

Na zakończenie:
Pod wnioskiem umieszczona jest klauzula, która zobowiązuje wnioskodawcę do wykorzystania otrzymanych danych wyłącznie w celu, jaki wskazany został w pkt. V wniosku. Podpisane zobowiązanie należy bezwzględnie przestrzegać ponieważ przetwarzanie otrzymanych danych w celu innym niż podany we wniosku skutkuje odpowiedzialnością karną.

PODMIOTY UPRAWNIONE

O dane z krajowego zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców mogą się ubiegać podmioty, którym żądane dane są niezbędne w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań:

– organy administracji publicznej, sądy i prokuratury,

– Rada do Spraw Uchodźców,

– Policja,

– Straż Graniczna,

– Służba Więzienna,

– Służba Kontrwywiadu Wojskowego,

– Służba Wywiadu Wojskowego,

– Żandarmeria Wojskowa,

– Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

– Agencja Wywiadu,

– Biuro Ochrony Rządu,

– Państwowa Inspekcja Pracy,

– Centralne Biuro Antykorupcyjne,

– Szef Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,

– straż gminna (miejska),

– organy Krajowej Administracji Skarbowej,

– państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne – w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań publicznych,

– komornicy sądowi – w zakresie niezbędnym do prowadzenia przez nich postępowania egzekucyjnego,

– Polski Czerwony Krzyż – w odniesieniu do danych osób poszukiwanych,

– organy egzekucyjnym w rozumieniu ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji – w zakresie prowadzonej egzekucji

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Scroll to top