Co warto umieścić w regulaminie ZFŚS

W związku z wejściem w życie 4 maja 2019 r. tzw. ustawy wdrażającej RODO, zmianie uległa m. in. ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zaistniała więc konieczność dostosowania obowiązujących u pracodawcy regulacji do nowych przepisów, m.in. wydanie (niekiedy dodatkowych) upoważnień do przetwarzania danych o zdrowiu lub zmiana regulaminu.

Regulamin ZFŚS

Regulamin powinien być na tyle precyzyjny, aby osoby, które są odpowiedzialne za ZFŚS wiedziały jakie mają zadania. Nie ma sensu powielać zapisów ustawy w regulaminie, dlatego nie zachęcam do wprowadzania zapisów, na zasadzie kopiuj-wklej. Co w takim razie powinien zawierać regulamin ZFŚS? Oto nasze propozycje.

  1. Wskazanie osoby odpowiedzialnej za coroczny przegląd danych osobowych, o którym mowa w art. 8 ust. 1d.
  2. Udokumentowanie dokonania dorocznego przeglądu. W tym miejscu należy określić w jaki sposób odnotujemy i udowodnimy wykonanie przeglądu danych osobowych, np. notatka służbowa, informacja w systemie informatycznym stwierdzająca o wyniku i zakresie tego przeglądu.
  3. Zapewnienie spełnienia obowiązku informacyjnego dotyczącego gromadzenia danych w ramach ZFŚS. Należy pamiętać, że osobami uprawnionymi do korzystania ze świadczeń z Funduszu nie są tylko pracownicy, ale także emeryci i renciści, którzy być może nie otrzymali takiej informacji wcześniej (przy założeniu, że pracodawca na etapie zatrudniania pracownika obowiązek informacyjny spełnia). Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w ramach ZFŚS może stanowić załącznik do regulaminu Funduszu.

Upoważnienia do przetwarzania danych

Należy pamiętać również o obowiązku dopuszczenia do przetwarzania danych, w tym danych dotyczących zdrowia, wyłącznie osób do tego upoważnionych. Dobrą praktyką jest upoważnianie osób w mających dostęp do danych z ZFŚS w zarządzeniu powołującym komisję socjalną poprzez odpowiedni zapis. Jest to również sposób, aby nie tworzyć dodatkowej dokumentacji i ograniczyć ilość „papierologii”.

Warto pamiętać żeby wydać odpowiednie upoważnienie  osobie mającej  w zakresie czynności przyjmowanie wniosków i przekazywanie je komisji. Z naszego doświadczenia jednak wynika, że najczęściej osoba przyjmująca wnioski jest zarazem członkiem tej komisji.

Wydając upoważnienia należy jednak za każdym razem uwzględnić możliwości i specyfikę swojej instytucji i dostosować rozwiązania do swoich potrzeb.

Scroll to top