Standardy ochrony małoletnich przed przemocą – nowe obowiązki dyrektorów szkół i nie tylko
Z dniem 15 lutego 2024 r. weszły w życie przepisy wprowadzające standardy ochrony małoletnich przed przemocą, które mają zapewnić dzieciom i młodzieży bezpieczeństwo w domu, Internecie, szkole i innych placówkach, w których dorośli pracują z dziećmi.
Obowiązek opracowania odpowiednich procedur (standardów) wprowadziła ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw, na mocy której do ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (dalej ustawa p.z.p.s) został dodany rozdział 4b „Standardy ochrony małoletnich”.
Czym są standardy?
Standardy ochrony małoletnich jest to zbiór zasad i procedur obejmujących szereg działań profilaktycznych, interwencyjnych i edukacyjnych, których celem jest m.in.:
zapobieganie krzywdzeniu małoletnich poprzez stosowanie np.: przemocy fizycznej, psychicznej, seksualnej, oraz zaniedbanie i wykorzystywanie,
wczesne rozpoznawanie sytuacji, w których dziecko może być krzywdzone i właściwe reagowanie w takich sytuacjach,
wprowadzenie zasad bezpiecznych relacji między dziećmi a personelem,
wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu, za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na rzecz małoletniego lub za wszczęcie procedury „Niebieskie Karty” ( w przypadku instytucji, które posiadają takie uprawnienia),
określenie sposobu dokumentowania i zasad przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń.
Ponadto standardy powinny również ustalać zasady bezpiecznego korzystania z urządzeń z dostępem do Internetu oraz procedury ochrony dzieci przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w sieci Internet oraz utrwalonymi w innej formie. W celu zapewnienia dzieciom i młodzieży odpowiedniej ochrony ich prywatności i bezpieczeństwa w cyfrowym świecie, w procedurach warto przyjąć również zasady ochrony wizerunku osób małoletnich.
Kogo dotyczy obowiązek opracowania procedur
Zgodnie z zapisami ustawy p.z.p.s obowiązek wprowadzenia procedur spoczywa na:
organach zarządzających jednostkami systemu oświaty, o których mowa w art. 2 pkt 1-8 ustawy Prawo oświatowe oraz innymi placówkami oświatowymi, opiekuńczymi, wychowawczymi, resocjalizacyjnymi, religijnymi, artystycznymi, medycznymi, rekreacyjnymi, sportowymi lub związanymi z rozwijaniem zainteresowań, do których uczęszczają albo w których przebywają lub mogą przebywać małoletni, czyli będą to dyrektorzy m.in.:
przedszkoli i innych formy wychowania przedszkolnego,
szkół,
placówek oświatowo – wychowawczych (schronisk młodzieżowych, innych umożliwiających rozwijanie zainteresowań i uzdolnień oraz korzystanie z form wypoczynku i organizacji czasu wolnego),
placówek kształcenia ustawicznego,
centr kształcenia zawodowego oraz branżowych centr umiejętności,
placówek artystycznych (ognisk artystycznych),
poradni psychologiczno – pedagogicznych,
młodzieżowych ośrodków wychowawczych,
młodzieżowych ośrodków socjoterapii,
specjalnych ośrodków szkolno – wychowawczych,
placówek opiekuńczo-wychowawczych,
placówek zapewniających opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem zamieszkania;
organizatorach działalności oświatowej, opiekuńczej, wychowawczej, resocjalizacyjnej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej, sportowej lub związanej z rozwijaniem zainteresowań przez małoletnich (placówek medycznych, których pacjentami są dzieci, organizacji pozarządowych, klubów sportowych, parafii);
podmiotach świadczących usługi hotelarskie oraz turystyczne oraz prowadzących inne miejsca zakwaterowania zbiorowego.
Obowiązek weryfikacji personelu placówki
W nowelizacji przewidziano także rozszerzony zakres weryfikacji niekaralności przed zatrudnieniem lub dopuszczeniem do pracy z dziećmi. Obowiązek weryfikacji niekaralności dotyczy każdego przypadku zatrudnienia lub dopuszczenia do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu, realizacją zainteresowań dzieci, opieką nad dziećmi. Dotyczy to nie tylko pracowników zatrudnionych na etacie (np.: nauczycieli, pomocy nauczyciela, osób opiekujących się dziećmi podczas ich przewozów lub na przejściach dla pieszych) lub na podstawie umów cywilnoprawnych (np.: instruktorów zajęć, opiekunów), ale również m.in. również stażystów lub praktykantów wykonujących takie zadania.
Pracodawca lub inny organizator (dalej pracodawca) ma obowiązek uzyskać informacje, czy dane „zatrudnianej” osoby są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS) prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości (https://rps.ms.gov.pl/pl-PL/Public#/). Zatrudnienie lub dopuszczenie do pracy z dziećmi staje się możliwe wyłącznie po uzyskaniu informacji zwrotnej.
Przepisy ustawy p.z.p.s nakładają również na osobę „zatrudnianą” obowiązek przedłożenia pracodawcy informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw:
przeciwko życiu i zdrowiu, przeciwko wolności seksualnej i obyczajności, dotyczących handlu ludźmi i znęcania się fizycznego lub psychicznego (określonych w rozdziałach XIX i XXV, art. 189a oraz art. 207 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeksu karnego),
uregulowanych ustawą z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii,
odpowiadających ww. przestępstwom czynów zabronionych określonych w przepisach prawa obcego.
Ponadto osoba taka przedkłada pracodawcy oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa oraz informację z rejestrów karnych tych państw. Dodatkowe dokumenty wymagane od osób posiadających inne niż polskie obywatelstwo, zostały szczegółowo opisane w rozdziale 3 ustawy p.z.p.s (art. 21 ust. 4, 6, 7).
Co ciekawe, weryfikację personelu powinny także przeprowadzać instytucje pomocy społecznej, które zatrudniają do pracy z rodziną, w której są małoletni asystentów rodziny.
Wyjątki od obowiązku weryfikacji personelu
Obowiązek sprawdzania w RSPTS lub odbierania informacji, o których wspominano powyżej nie dotyczy pracodawców w przypadku gdy do wykonywania prac z małoletnim dopuszcza on członka rodziny (osobę spokrewnioną albo osobę niespokrewnioną pozostającą w faktycznym związku oraz wspólnie zamieszkującą i gospodarującą) lub osobę znaną osobiście rodzicom (lub przedstawicielom ustawowym). Obowiązek weryfikacji nie dotyczy również pracowników niepedagogicznych, którzy w ramach wykonywanych czynności mają jedynie przypadkową styczność z uczniami (pracownicy administracji i obsługi) lub nauczyciele prowadzący zajęcia wyłącznie z uczniami pełnoletnimi.
Okres przechowywania danych personelu
Pracodawca wszystkie uzyskane dokumenty ma obowiązek utrwalić w formie pisemnej i załączyć do akt osobowych (część A) lub do dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do pracy.
Czyli okres przechowywania danych osobowych będzie taki sam jak okres przechowywania akt osobowych pracownika lub dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do pracy.
Podstawa prawna przetwarzania danych
Pozostaje teraz do wyjaśnienia kwestia dotycząca przetwarzania danych osobowych uzyskanych w informacjach z rejestrów i ww. oświadczeniach. Otóż podstawą ich przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny ciążący na administratorze) i art. 10 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w związku z art. 21 ust. 3-11 ustawy p.z.p.s.
Należy więc pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych w zakresie niekaralności osób „zatrudnianych” nie wymaga odbierania od nich zgody.
Gromadzenie danych osobowych personelu w celu ich weryfikacji – zgodność z RODO
Aby zapewnić zgodność z RODO tego działania przygotowaliśmy wzór formularza, który pozwoli zbierać wymagane od kandydata dane, w celu jego weryfikacji w Rejestrze.
Formularz, który znajduje się w załączeniu zawiera dane niezbędne do weryfikacji zgodnie z §14 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika. Formularz zawiera skróconą informację dotyczącą przetwarzania danych osobowych.
Jako postępować z formularzem i wydrukami z rejestru:
Formularz należy uzupełnić w miejscach zaznaczonych żółtym kolorem – dotyczy to oznaczenia stanowiska pracy, na które ubiega się kandydat.
Formularz należy przekazać do uzupełnienia osobom ubiegającym się o zatrudnienie, jeżeli zgodnie z przepisami prawa występuje obowiązek weryfikacji osoby w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym np. zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym.
W przypadku pozytywnej weryfikacji w Rejestrze, wydruk z Rejestru należy umieścić w aktach osobowych (w przypadku zawierania umowy o pracę) lub przechowywać z umową cywilnoprawną (w przypadku zawierania umowy zlecenia).
Formularz z danymi niezbędnymi do weryfikacji w rejestrze należy zanonimizować (z wyjątkiem imienia i nazwiska) i przechowywać wraz z wydrukiem z rejestru lub usunąć, najlepiej w niszczarce o normie cięcia P-3 (ścinki, nie paski).
W przypadku zniszczenia formularza pojawia się kłopot dotyczący udowodnienia spełnienia obowiązku informacyjnego w związku z gromadzeniem danych do weryfikacji w Rejestrze. Wówczas w dokumentacji pracowniczej lub w umownie cywilnoprawnej należy rozszerzyć klauzulę informacyjną o te same zapisy, które znajdują się na formularzu.
Natomiast w przypadku niezawierania umowy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie zarówno wydruk z informacją czy dane osoby są zamieszczone w rejestrze jak i formularz z danymi niezbędnymi do weryfikacji w rejestrze należy niezwłocznie usunąć w niszczarce do dokumentów.
Tworząc swoje standardy placówka powinna pamiętać o przyjęciu zasad dotyczących ochrony wizerunku małoletnich i szczególny nacisk nałożyć na zasady wykonywania i udostępniania zdjęć:
bez pisemnej zgody rodzica (opiekuna prawnego) zakazane jest utrwalanie wizerunku dziecka w jakiejkolwiek formie (fotografia lub nagranie audio-video) i jego udostępnianie (np.: innym podmiotom lub w przestrzeni publicznej – na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych),
w momencie odbierania zgody od rodziców (opiekunów prawnych) poinformować ich o miejscu umieszczenia zarejestrowanego wizerunku i o celu jego publikacji,
do utrwalania wizerunku dziecka mogą być wykorzystywane wyłącznie służbowe nośniki danych – wprowadzić absolutny zakaz wykonywania zdjęć prywatnymi telefonami komórkowymi/aparatami pracowników,
wprowadzić zakaz przesyłania zdjęć i nagrań audio-video za pomocą nieudostępnionych przez pracodawcę komunikatorów typu Messenger, WhatsApp, prywatnej poczty email,
zapewnić właściwe zarządzanie kontami na profilach społecznościowych lub w komunikatorach (np.: Messenger powinien być podpięty pod profil, którym zarządza pracodawca),
zapewnić odpowiednie zabezpieczenie nośników zawierających zdjęcia lub nagrania (np.: przechowywanie urządzeń w zamykanych szafkach; szyfrowanie dysków – w przypadku nośników cyfrowych typu pendrive, dysk pamięci, smartfon; ustawienie opcji folderu chronionego z dostępem ograniczonym do osób uprawnionych – w przypadku przechowania zdjęć na komputerach),
określić okres przechowywania zdjęć i sposób ich usuwania,
określić zasady rejestrowania i udostępniania zdjęć przez rodziców do prywatnego użytku oraz poinformować ich o tym.
Inne obowiązki w zakresie RODO
Ustawa nie wprowadza żadnych zagadnień wprost dotyczących ochrony danych osobowych małoletnich, jednak opracowując i przyjmując procedury należy pamiętać, że podejmowane będą nowe czynności przetwarzania, zwiększy się zakres przetwarzanych danych osobowych oraz ilość i rodzaj dokumentacji, w związku z tym:
osoby wyznaczone za realizację poszczególnych zadań powinny otrzymać stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zakresie wynikającym ze standardów oraz powinny zostać zobowiązane do zachowania poufności tych danych; być może dostęp do danych zwykłych oraz szczególnej kategorii danych w ramach realizacji nowych zadań otrzymają nauczyciele lub pracownicy, którzy do tej pory w ogóle nie mieli styczności z takimi informacjami,
należy określić zasady i miejsca przechowywania dokumentacji (np.: ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń) oraz zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ich zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, ujawnieniem, zniszczeniem lub modyfikacją,
należy rozważyć zaktualizowanie Rejestru Czynności Przetwarzania, o którym mowa w art. 35 ust. 1 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych,
zmienić zasady rekrutacji pracowników (np.: regulaminy rekrutacji), ustalić rodzaj niezbędnych dokumentów rekrutacyjnych,
zaktualizować obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych,
ustalić zasady korzystania przez dzieci z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet oraz zasady dostępu do Internetu, w tym określić sposoby jego zabezpieczenia (np.: monitoring bezpieczeństwa sieci, aktualizacja oprogramowania również antywirusowego, edukacja w zakresie bezpiecznego korzystania z Internetu),
Kto skontroluje
Kontrolę nad wprowadzeniem Standardów ochrony małoletnich sprawuje:
wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta oraz marszałek województwa,
organ prowadzący jednostkę systemu oświaty lub organ sprawujący nadzór pedagogiczny,
Państwowa Inspekcja Pracy – w zakresie weryfikacji personelu w Rejestrach.
Podmioty zobowiązane do wprowadzenia standardów powinny zacząć je opracowywać od 15 lutego 2024 r. – od tego momentu organy nadzorcze mogą już wstępnie sprawdzać jak idzie ich wdrażanie, jednak nie mogą jeszcze nakładać kar z powodu ich braku.
Należy jednak pamiętać, że czas na kompletne wdrożenie procedur to okres 6 miesięcy. Od dnia 15 sierpnia 2024 r. wszystkie zobowiązane placówki powinny posiadać wdrożone standardy, gdyż niewywiązanie się z obowiązku grozi nałożeniem kary przez organy nadzorcze.
Standardy ochrony małoletnich przed przemocą – nowe obowiązki dyrektorów szkół i nie tylko
Z dniem 15 lutego 2024 r. weszły w życie przepisy wprowadzające standardy ochrony małoletnich przed przemocą, które mają zapewnić dzieciom i młodzieży bezpieczeństwo w domu, Internecie, szkole i innych placówkach, w których dorośli pracują z dziećmi.
Obowiązek opracowania odpowiednich procedur (standardów) wprowadziła ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw, na mocy której do ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (dalej ustawa p.z.p.s) został dodany rozdział 4b „Standardy ochrony małoletnich”.
Czym są standardy?
Standardy ochrony małoletnich jest to zbiór zasad i procedur obejmujących szereg działań profilaktycznych, interwencyjnych i edukacyjnych, których celem jest m.in.:
Ponadto standardy powinny również ustalać zasady bezpiecznego korzystania z urządzeń z dostępem do Internetu oraz procedury ochrony dzieci przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w sieci Internet oraz utrwalonymi w innej formie. W celu zapewnienia dzieciom i młodzieży odpowiedniej ochrony ich prywatności i bezpieczeństwa w cyfrowym świecie, w procedurach warto przyjąć również zasady ochrony wizerunku osób małoletnich.
Kogo dotyczy obowiązek opracowania procedur
Zgodnie z zapisami ustawy p.z.p.s obowiązek wprowadzenia procedur spoczywa na:
Obowiązek weryfikacji personelu placówki
W nowelizacji przewidziano także rozszerzony zakres weryfikacji niekaralności przed zatrudnieniem lub dopuszczeniem do pracy z dziećmi. Obowiązek weryfikacji niekaralności dotyczy każdego przypadku zatrudnienia lub dopuszczenia do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu, realizacją zainteresowań dzieci, opieką nad dziećmi. Dotyczy to nie tylko pracowników zatrudnionych na etacie (np.: nauczycieli, pomocy nauczyciela, osób opiekujących się dziećmi podczas ich przewozów lub na przejściach dla pieszych) lub na podstawie umów cywilnoprawnych (np.: instruktorów zajęć, opiekunów), ale również m.in. również stażystów lub praktykantów wykonujących takie zadania.
Pracodawca lub inny organizator (dalej pracodawca) ma obowiązek uzyskać informacje, czy dane „zatrudnianej” osoby są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS) prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości (https://rps.ms.gov.pl/pl-PL/Public#/). Zatrudnienie lub dopuszczenie do pracy z dziećmi staje się możliwe wyłącznie po uzyskaniu informacji zwrotnej.
Przepisy ustawy p.z.p.s nakładają również na osobę „zatrudnianą” obowiązek przedłożenia pracodawcy informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw:
Ponadto osoba taka przedkłada pracodawcy oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa oraz informację z rejestrów karnych tych państw. Dodatkowe dokumenty wymagane od osób posiadających inne niż polskie obywatelstwo, zostały szczegółowo opisane w rozdziale 3 ustawy p.z.p.s (art. 21 ust. 4, 6, 7).
Co ciekawe, weryfikację personelu powinny także przeprowadzać instytucje pomocy społecznej, które zatrudniają do pracy z rodziną, w której są małoletni asystentów rodziny.
Wyjątki od obowiązku weryfikacji personelu
Obowiązek sprawdzania w RSPTS lub odbierania informacji, o których wspominano powyżej nie dotyczy pracodawców w przypadku gdy do wykonywania prac z małoletnim dopuszcza on członka rodziny (osobę spokrewnioną albo osobę niespokrewnioną pozostającą w faktycznym związku oraz wspólnie zamieszkującą i gospodarującą) lub osobę znaną osobiście rodzicom (lub przedstawicielom ustawowym). Obowiązek weryfikacji nie dotyczy również pracowników niepedagogicznych, którzy w ramach wykonywanych czynności mają jedynie przypadkową styczność z uczniami (pracownicy administracji i obsługi) lub nauczyciele prowadzący zajęcia wyłącznie z uczniami pełnoletnimi.
Okres przechowywania danych personelu
Pracodawca wszystkie uzyskane dokumenty ma obowiązek utrwalić w formie pisemnej i załączyć do akt osobowych (część A) lub do dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do pracy.
Czyli okres przechowywania danych osobowych będzie taki sam jak okres przechowywania akt osobowych pracownika lub dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do pracy.
Podstawa prawna przetwarzania danych
Pozostaje teraz do wyjaśnienia kwestia dotycząca przetwarzania danych osobowych uzyskanych w informacjach z rejestrów i ww. oświadczeniach. Otóż podstawą ich przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny ciążący na administratorze) i art. 10 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w związku z art. 21 ust. 3-11 ustawy p.z.p.s.
Należy więc pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych w zakresie niekaralności osób „zatrudnianych” nie wymaga odbierania od nich zgody.
Gromadzenie danych osobowych personelu w celu ich weryfikacji – zgodność z RODO
Aby zapewnić zgodność z RODO tego działania przygotowaliśmy wzór formularza, który pozwoli zbierać wymagane od kandydata dane, w celu jego weryfikacji w Rejestrze.
Formularz, który znajduje się w załączeniu zawiera dane niezbędne do weryfikacji zgodnie z §14 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika. Formularz zawiera skróconą informację dotyczącą przetwarzania danych osobowych.
Jako postępować z formularzem i wydrukami z rejestru:
Wówczas w dokumentacji pracowniczej lub w umownie cywilnoprawnej należy rozszerzyć klauzulę informacyjną o te same zapisy, które znajdują się na formularzu.
Formularz kandydata do pobrania
Ochrona wizerunku dziecka
Tworząc swoje standardy placówka powinna pamiętać o przyjęciu zasad dotyczących ochrony wizerunku małoletnich i szczególny nacisk nałożyć na zasady wykonywania i udostępniania zdjęć:
Inne obowiązki w zakresie RODO
Ustawa nie wprowadza żadnych zagadnień wprost dotyczących ochrony danych osobowych małoletnich, jednak opracowując i przyjmując procedury należy pamiętać, że podejmowane będą nowe czynności przetwarzania, zwiększy się zakres przetwarzanych danych osobowych oraz ilość i rodzaj dokumentacji, w związku z tym:
Kto skontroluje
Kontrolę nad wprowadzeniem Standardów ochrony małoletnich sprawuje:
Podmioty zobowiązane do wprowadzenia standardów powinny zacząć je opracowywać od 15 lutego 2024 r. – od tego momentu organy nadzorcze mogą już wstępnie sprawdzać jak idzie ich wdrażanie, jednak nie mogą jeszcze nakładać kar z powodu ich braku.
Należy jednak pamiętać, że czas na kompletne wdrożenie procedur to okres 6 miesięcy. Od dnia 15 sierpnia 2024 r. wszystkie zobowiązane placówki powinny posiadać wdrożone standardy, gdyż niewywiązanie się z obowiązku grozi nałożeniem kary przez organy nadzorcze.
Ostatnie wpisy
O mnie
Anna Smolinska
Kategorie