Według danych Urzędu ds. Cudzoziemców w ciągu ostatnich trzech lat liczba cudzoziemców, którzy legalnie przebywają w Polsce wzrosła o blisko 90 tys. osób (o 61 proc.). Z tego powodu coraz więcej spraw prowadzonych w jednostkach państwowych dotyczy właśnie cudzoziemców. Często również odnotowuje się przypadki udostępniania danych osobowych cudzoziemców przebywających na terytorium RP Policji, w związku z prowadzonymi nią postępowaniami lub czynnościami służbowymi. Kto jest uprawniony do udostępniania takich danych i czy każdy wniosek złożony przez Policję zobowiązuje te organy do ich udostępnienia?

Krajowy zbiór rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców

Status prawny cudzoziemca w Polsce uregulowany jest ustawą z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2016, poz. 1990, z późn. zm. – dalej: ustawa). Wszelkie dane dotyczące cudzoziemców gromadzone są w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców. Rejestr ten prowadzony jest, z pewnymi wyjątkami wskazanymi w ustawie (art. 428 pkt. 2), w systemie teleinformatycznym, a administratorem zgromadzonych w nim danych jest Szef Urzędu ds. Cudzoziemców.

Poszczególne rejestry w zakresie swoich właściwości prowadzą również: wojewoda, konsul, Komendant Główny Policji, Komendant Główny Straży Granicznej, komendant oddziału Straży Granicznej oraz komendanci wojewódzcy i powiatowi Policji.

Udostępnienie danych z krajowego zbioru rejestru, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców

Dane przetwarzane w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców udostępnia się podmiotom wskazanym w art. 450 ustawy m. in. organom administracji publicznej, sądom i prokuraturom, Policji, Straży Granicznej, Służbie Więziennej, ABW, AW, PIP, CBA oraz organom Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań.

Dane osobowe przetwarzane w krajowym zbiorze rejestrów są udostępniane przez Szefa Urzędu, wojewodę, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, Komendanta Głównego Straży Granicznej, komendanta oddziału Straży Granicznej, komendanta placówki Straży Granicznej, Komendanta Głównego Policji, komendanta wojewódzkiego lub komendanta powiatowego (miejskiego) Policji – w zakresie prowadzonych przez nich rejestrów. Udostepnienie danych odbywa się na pisemny wniosek, którego wzór jest określony przez Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 18 kwietnia 2014 r. w sprawie wzoru formularza wniosku o udostępnienie danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców (Dz. U. poz. 519 – dalej rozporządzenie).

Udostępnianie danych Policji dotyczących pobytu cudzoziemców na terenie danego województwa

Rejestr danych cudzoziemców, którzy posiadają pozwolenie na pobyt stały lub czasowy na terenie województwa prowadzi wojewoda i jest organem właściwym do udostepnienia danych.

Uprawnione organy w ramach realizowanych zadań ustawowych mogą zwrócić się do wojewody z wnioskiem o udostepnienie danych konkretnego cudzoziemca. Jeśli wniosek złożony zostanie wg. określonej procedury, tzn. na poprawnie i kompletnie uzupełnionym formularzu, także w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r., poz. 570 z późn. zm.), nie ma wątpliwości – jeśli posiadamy takie dane to udostępniamy je na adres wskazany w złożonym wniosku.

Należy pamiętać, że na podstawie takiego wniosku uprawnione organy mogą złożyć zapytanie o dane dotyczące tylko jednego cudzoziemca.

Udostępnienie zbiorczych danych osobowych cudzoziemców

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy uprawniony organ żąda podania danych osobowych określonej grupy cudzoziemców. Zakres danych może obejmować np. imiona, nazwiska oraz adresy zamieszkania osób określonego obywatelstwa, będących w określonym przedziale wiekowym, przebywających na terytorium danego województwa lub regionu w określonym przedziale czasowym. Nie przewidzieli takiej formy zapytania tego autorzy rozporządzenia. Jego prawidłowe wypełnienie wymaga bowiem od wnioskodawcy podania informacji pomagających zidentyfikować osobę na temat, której poszukiwane są bardziej szczegółowe informacje.

Częstą praktyką organów uprawnionych do pozyskiwania danych o cudzoziemcach jest zwrócenie się o udostepnienie danych za pomocą zwykłego pisma. Często też pismo to przesyłają faksem w celu przyspieszenia postępowania. Taka forma złożenia wniosku budzi poważne wątpliwości.

Po pierwsze, ustawa wyraźnie wskazuje określoną procedurę udostępnienia danych osobowych z krajowego rejestru. Złożenie wniosku jest jedynym sposobem na uzyskanie danych osobowych i nie są przewidziane od tego przepisu wyjątki.

Po drugie, faks nie posiada mocy dokumentu urzędowego i nie wywołuje skutków prawnych, z uwagi na brak możliwości zweryfikowania autentyczności złożonego na nim podpisu. Nie stanowi więc podstawy do udostępnienia danych osobowych.

W sytuacji otrzymania przez wojewodę pisma o podanie danych osobowych nie jednego, a wielu cudzoziemców, należy zatem zastosować przepis art. 449 ustawy. Stanowi on, że Szef Urzędu ds. Cudzoziemców prowadzi krajowy zbiór rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców. Wobec tego, jako administrator danych osobowych tego zbioru, jest podmiotem uprawnionym do udostępnienia żądanych danych osobowych. Wojewoda powinien zatem, zgodnie z art. 243 KPA, przesłać pismo zgodnie z właściwością Szefowi Urzędu ds. Cudzoziemców, zawiadamiając o tym fakcie wnioskodawcę.

Rozpatrywanie wniosku

Udostępnianie danych osobowych cudzoziemca jest zagadnieniem złożonym nawet dla osób, które na co dzień zajmują się ochroną danych osobowych. Każdy otrzymany wniosek należy rozpatrywać indywidualnie. Każdorazowo należy zweryfikować:

– czy podmiot występujący z wnioskiem jest uprawniony przez ustawę do otrzymania danych,
– czy wniosek spełnia wymagania formalne (np. czy osoba faktycznie podpisująca wniosek jest uprawniona do otrzymania danych lub czy otrzymany dokument nie jest kopią),
– prawidłowość podanej postawy prawnej,
– prawidłowość podanej postawy faktycznej (np. weryfikacja nr prowadzonej przez podmiot sprawy).