Opis sytuacji: Do Uczelni Wyższej wpływa wniosek z Placówki Straży Granicznej o udostępnienie danych cudzoziemców studiujących na tej Uczelni. Wniosek ten został podpisany przez Komendanta Placówki Straży Granicznej.

Czy Uczelnia powinna udostępnić dane cudzoziemców?

System POL-on oraz bazy i wykazy danych

Zgodnie z art. 342 ust. 3 ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce m.in. rektorzy uczelni wyższych zobowiązani są prowadzić w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (dalej: System POL-on) następujące bazy i wykazy danych:

1. wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu;
2. wykaz studentów;
3. wykaz osób ubiegających się o stopień doktora;
4. wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki;
5. repozytorium pisemnych prac dyplomowych;
6. bazę dokumentów w postępowaniach awansowych;
7. bazę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów;
8. bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Wykaz studentów oraz wykaz osób ubiegających się o stopień doktora

W omawianym wniosku o udostępnienie danych osobowych cudzoziemców studiujących na uczelni wyższej znaczenie będzie miał wykaz studentów oraz wykaz osób ubiegających się o stopień doktora.

Komu przysługuje dostęp do danych zawartych w wykazach

Art. 344 ust. 3 oraz art. 345 ust. 3 ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce określają jakim podmiotom, w jakim celu i zakresie przysługuje dostęp do danych zawartych w wykazie studentów oraz osób ubiegających się o stopień doktora. Dostęp taki  przysługuje z m.in.:

• wójtom, burmistrzom, prezydentom miast w celu weryfikacji prawa do Karty Dużej Rodziny;
• wojewodom w celu prowadzenia postępowań w sprawie udzielania lub cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy;
• Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców m.in. w celu prowadzenia postępowań w sprawie udzielania lub cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy;
• Komendantowi Głównemu Straży Granicznej oraz komendantom oddziałów Straży Granicznej i komendantom placówek Straży Granicznej w celu realizacji ich zadań;
• innym podmiotom jeżeli inne ustawy tak stanowią.

Przysługuje dostęp… czyli co to właściwie znaczy?

Uprawnione podmioty zgodnie z § 17 ust. 4 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, które chcą posiadać dostęp do danych zawartych w tym systemie powinny złożyć do Ministra Edukacji i Nauki wniosek o założenie konta w systemie POL-on.

Dopiero po przejściu procedury uzyskania konta w systemie Komendant Placówki Straży Granicznej będzie posiadał dostęp do danych zawartych w wykazach i bazach systemu POL-on, co oznacza będzie mógł samodzielnie dokonać weryfikacji cudzoziemców studiujących w Polsce.

Czy Uczelnia powinna udostępnić dane?

Reasumując, Uczelnia nie powinna udostępniać danych cudzoziemców, będących studentami (ani innych danych osobowych zawartych w bazach i wykazach) na wniosek Komendanta Placówki Straży Granicznej. Komendant Placówki Straży Granicznej jako uprawniony podmiot powinien złożyć do Ministra Edukacji i Nauki wniosek o założenie konta w systemie POL-on umożliwiającego dostęp do danych zawartych w tym systemie. Posiadając takie konto Komendant będzie posiadał dostęp do danych i nie powinien składać wniosków o udostępnienie danych do Uczelni , ponieważ zgodnie np. z art. 344 ust. 4 oraz art. 345 ust. 4 ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce danych osobowych objętych wykazem studentów oraz wykazem osób ubiegających się o stopień doktora nie udostępnia się.