Czy nagrywanie rozmów telefonicznych przez urzędy jest legalne?
Dosyć częstą praktyką stosowaną przez jednostki publiczne, ale także przedsiębiorstwa prywatne jest nagrywanie rozmów telefonicznych z klientami.
W dzisiejszym wpisie skupimy się na tym, czy nagrywanie rozmów przez instytucje publiczne jest dozwolone i legalne, ponieważ te podmioty pełnią szczególną rolę w stosunkach państwo-obywatel.
Słowo administracja wywodzi się od łacińskiego ministrare, czyli służyć, wykonywać, być pomocnym. Przedrostek ad tylko wzmacnia te znaczenia. To oznacza, że nie są nastawione na cele zarobkowe i z zasady nie podlegają prawidłom gospodarki wolnorynkowej nastawionej na zysk, a ich celem jest służyć państwu i jego obywatelom.
„Jeżeli nie wyrażasz zgody na nagrywanie rozmowy – przerwij połączenie”
Tak stosowaną praktykę można było spotkać dzwoniąc do niektórych urzędów. Do sprawy odniósł się Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: PUODO), który w Biuletynie UODO Nr 11/11/23 (str. 13) przedstawił swoje stanowisko w związku z realizacją czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych w kontekście nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędach.
PUODO stwierdza, że w obecnym stanie prawnym w większości przypadków urzędy nie mają podstaw prawnych do nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami. Organ swoje stanowisko przyjął na podstawie analizy przepisów RODO i krajowych przepisów szczególnych, a także stanowisk innych unijnych organów nadzorczych. Jednak organ podkreśla, że dla zajęcia wiążącego stanowiska niezbędna jest dokładna znajomość wszystkich okoliczności dla danego przypadku, w tym: rodzaju przetwarzanych danych, warunków i celów ich przetwarzania.
Jakie dane są gromadzone podczas rozmów?
Klienci telefonują do urzędów w celu uzyskania informacji odnoszących się do zadań przez nie realizowanych, a dane pozyskiwane poprzez nagrywanie rozmów będą dotyczyły zadań i spraw z nimi związanych. Ale tak naprawdę klienci rozmawiają dosłownie o wszystkim.
W związku z tym podczas rozmowy może być gromadzony bardzo szeroki zakres kategorii osób, których dane dotyczą, jak i danych pozyskiwanych w wyniku nagrywania (np. informacje o dzwoniącym lub członkach jego rodziny, ich sytuacja rodzinna, prawna, zdrowotna, ekonomiczna, informacje o wyrokach skazujących itp.). Nagrywając wszystkie rozmowy urzędy nie są w stanie przewidzieć jaki będzie temat rozmowy i jakie dane mogą zostać przekazane i utrwalone na nagraniu. Niemniej jednak wchodząc w posiadanie tych danych, urzędy muszą określić w sposób prawidłowy podstawę prawną uprawniającą do ich przetwarzania.
Co na to RODO?
Przetwarzanie danych osobowych zwykłych (czyli podstawowych informacji dotyczących właścicieli danych) jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy odbywa się na podstawie jednej z przesłanek określonych w art. 6 RODO. Nie można wykluczyć, że pozyskiwane będą również dane szczególnej kategorii, których przetwarzanie jest co do zasady zabronione zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO (dane dotyczące sytuacji zdrowotnej) oraz dane określone w art. 10 RODO (dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa), których przetwarzanie jest dopuszczalne jedynie na zasadach ściśle określonych w tym przepisie.
Najczęściej wykorzystywanymi przez podmioty publiczne przesłankami prawnymi są: art. 6 ust. 1 lit c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia przez administratora obowiązku prawnego) oraz art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi). Aby powyższe przesłanki przyjąć do nadania legalności nagrywania rozmów z interesantami musiałyby istnieć przepisy prawa unijnego lub krajowego, które nakładają na urzędy obowiązek nagrywania rozmów lub wskazują urzędy jako podmioty uprawnione do prowadzenia tego typu nagrywania. Obecnie jednak nie ma takiego przepisu, który uprawniałby organy gminy do rejestrowania rozmów telefonicznych dla realizacji ich zadań czy też sprawowania władzy publicznej.
PUODO przywołuje również brak zasadności stosowania przesłanki określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora) gdyż prawnie uzasadniony interes administratora nie powinien mieć zastosowania jako podstawa prawna do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań. Wskazana przesłanka mogłaby być zastosowana przez podmioty publiczne, jednak nie w sytuacji, w której realizują one swoje zadania określone w przepisach jako ustawowe kompetencje.
Nagrywanie rozmów a dowody w postępowaniu administracyjnym
Okazuje się jednak, że stanowisko PUODO wywołało kontrowersje w środowisku prawniczym. Prawnicy przestrzegają samorządowców przed zbyt łatwym uleganiem presji Prezesa UODO, a najwięcej kontrowersji budzi stanowisko organu w kontekście postepowań administracyjnych, bowiem organ nie dopuszcza również nagrywania rozmów telefonicznych prowadzonych w ramach toczonych postępowań.
Zgodnie z art. 14 par. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postepowania administracyjnego (dalej: KPA) sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub za pomocą innych środków łączności, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. Zdaniem prawników organ przyjmuje zawężającą interpretację tego artykułu, gdyż uważa, że protokół lub podpisana adnotacja mogą mieć wyłącznie formę pisemną i powinny zostać umieszczona w aktach.
W dodatku Gazety Prawnej z dnia 6 grudnia 2023 r. nr 236 (6150) w rozmowie przeprowadzonej z dr. inż. Krzysztofem Świtałą (adiunktem w Katedrze Prawa Informatycznego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego) uważa on, że „stanowisko prezesa UODO nie jest konsekwentne i zamiast porządkować wykładnię przepisów RODO, jeszcze bardziej komplikuje ich interpretację” a w odniesieniu do rozmów związanych z postępowaniem administracyjnym dopuszcza taką możliwość i stosowałby w tym przypadku odpowiednio art. 67 par. 1 KPA, odnosząc się do protokołowania czynności lub ich utrwalania w inny sposób. Podkreśla równocześnie, że aby uniknąć wątpliwości interpretacyjnych należałoby odświeżyć przepisy KPA.
Nic nie pasuje ? No to na zgodę!
Czy w takim razie odpowiednią podstawą prawną do przetwarzania danych pochodzących z nagrań będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą)?
Otóż zgodnie z opinią PUODO zgoda osób dzwoniących do urzędów w sprawach odnoszących się do realizowanych przez nie zadań również nie jest wystarczającą przesłanką prawną uprawniającą do nagrywania rozmów telefonicznych. Kluczową kwestią jest w tym przypadku brak równowagi w stosunkach pomiędzy administratorem będącym władzą publiczną a osobą, której dane dotyczą. Ponadto, aby zgoda mogła stanowić podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, musi spełniać warunki określone w art. 4 pkt. 11 oraz art. 7 RODO. Przesłanka zgody nie może być obarczona żadnym elementem przymusu, presji lub braku możliwości swobodnego złożenia oświadczenia woli. Zgodnie z wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych, za dobrowolne wyrażenie zgody nie można uznać sytuacji, w której osobie, której dane dotyczą nie przysługuje rzeczywista możliwość wyboru, gdy czuje się ona zmuszona do wyrażenia zgody lub gdy poniesie negatywne konsekwencje w przypadku jej niewyrażenia. W analizowanej sytuacji osoba dzwoniąca do urzędu nie będzie miała możliwości telefonicznego, szybkiego, załatwienia sprawy bez nagrywania jej rozmowy i będzie zmuszona do podjęcia dodatkowych działań, takich jak osobista wizyta w urzędzie lub przesłanie listu czy maila, co może stanowić przesłankę ograniczającą jej dostęp do świadczonych usług w przypadku niewyrażenia zgody na nagrywanie.
Kolejny aspekt – nagrywanie pracowników urzędu
Należy również wziąć pod uwagę fakt, że przy nagrywaniu rozmów z interesantami, utrwaleniu podlegają także dane pracowników urzędów, co w opinii PUODO jest nieuprawnione na gruncie prawa pracy. Organ nadzorczy nagrywanie rozmów pracowników kwalifikuje jako formę monitoringu pracownika. Tymczasem zgodnie z art. 22³ § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy prowadzenie monitoringu jest możliwe wyłącznie w ściśle określonych celach, takich jak weryfikacja czy pracownik właściwie użytkuje udostępniane mu narzędzia pracy oraz czy realizuje obowiązki zgodnie z czasem pracy. Nie można więc nagrywać pracowników argumentując to tym, że chce się chronić ich przed osobami, kierującymi agresję słowną i groźby.
Co do przesłanki zgody – nie może być o niej mowy w takim stanie faktycznym i prawnym.
Nagrywać czy nie nagrywać?
Nie nagrywać.
Podsumowując stanowisko PUODO i prawnków w większości przypadków nie znajdziemy podstaw prawnych do nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami. My zgadzamy się ze stanowiskiem przyjętym przez organ nadzorczy, że przy nagrywaniu rozmów telefonicznych absolutnie nie można przetwarzać danych osób dzwoniących w oparciu o przesłankę wynikającą z art. 6 ust. 1 lit. c, e i f RODO.
Jednak podstawą prawną przetwarzania tych danych może być zgoda, osoby której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lecz tylko i wyłącznie wtedy gdy zostaną spełnione jej przesłanki określone w art. 4 ust. 11 oraz art. 7 RODO: zgoda będzie świadoma, konkretna, dobrowolna oraz udostępniona będzie możliwość jej wycofania w dowolnym momencie.
Oznacza to, że nagrywanie nie może być domyślnie włączone przy odbieraniu połączenia przychodzącego, a dopiero po poinformowaniu o nagrywaniu, spełnieniu obowiązku informacyjnego i uzyskaniu zgody przez pracownika prowadzącego rozmowę, nagrywanie może zostać uruchomione.
Czy nagrywanie rozmów telefonicznych przez urzędy jest legalne?
Dosyć częstą praktyką stosowaną przez jednostki publiczne, ale także przedsiębiorstwa prywatne jest nagrywanie rozmów telefonicznych z klientami.
W dzisiejszym wpisie skupimy się na tym, czy nagrywanie rozmów przez instytucje publiczne jest dozwolone i legalne, ponieważ te podmioty pełnią szczególną rolę w stosunkach państwo-obywatel.
Słowo administracja wywodzi się od łacińskiego ministrare, czyli służyć, wykonywać, być pomocnym. Przedrostek ad tylko wzmacnia te znaczenia. To oznacza, że nie są nastawione na cele zarobkowe i z zasady nie podlegają prawidłom gospodarki wolnorynkowej nastawionej na zysk, a ich celem jest służyć państwu i jego obywatelom.
„Jeżeli nie wyrażasz zgody na nagrywanie rozmowy – przerwij połączenie”
Tak stosowaną praktykę można było spotkać dzwoniąc do niektórych urzędów. Do sprawy odniósł się Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: PUODO), który w Biuletynie UODO Nr 11/11/23 (str. 13) przedstawił swoje stanowisko w związku z realizacją czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych w kontekście nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędach.
PUODO stwierdza, że w obecnym stanie prawnym w większości przypadków urzędy nie mają podstaw prawnych do nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami. Organ swoje stanowisko przyjął na podstawie analizy przepisów RODO i krajowych przepisów szczególnych, a także stanowisk innych unijnych organów nadzorczych. Jednak organ podkreśla, że dla zajęcia wiążącego stanowiska niezbędna jest dokładna znajomość wszystkich okoliczności dla danego przypadku, w tym: rodzaju przetwarzanych danych, warunków i celów ich przetwarzania.
Jakie dane są gromadzone podczas rozmów?
Klienci telefonują do urzędów w celu uzyskania informacji odnoszących się do zadań przez nie realizowanych, a dane pozyskiwane poprzez nagrywanie rozmów będą dotyczyły zadań i spraw z nimi związanych. Ale tak naprawdę klienci rozmawiają dosłownie o wszystkim.
W związku z tym podczas rozmowy może być gromadzony bardzo szeroki zakres kategorii osób, których dane dotyczą, jak i danych pozyskiwanych w wyniku nagrywania (np. informacje o dzwoniącym lub członkach jego rodziny, ich sytuacja rodzinna, prawna, zdrowotna, ekonomiczna, informacje o wyrokach skazujących itp.). Nagrywając wszystkie rozmowy urzędy nie są w stanie przewidzieć jaki będzie temat rozmowy i jakie dane mogą zostać przekazane i utrwalone na nagraniu. Niemniej jednak wchodząc w posiadanie tych danych, urzędy muszą określić w sposób prawidłowy podstawę prawną uprawniającą do ich przetwarzania.
Co na to RODO?
Przetwarzanie danych osobowych zwykłych (czyli podstawowych informacji dotyczących właścicieli danych) jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy odbywa się na podstawie jednej z przesłanek określonych w art. 6 RODO. Nie można wykluczyć, że pozyskiwane będą również dane szczególnej kategorii, których przetwarzanie jest co do zasady zabronione zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO (dane dotyczące sytuacji zdrowotnej) oraz dane określone w art. 10 RODO (dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa), których przetwarzanie jest dopuszczalne jedynie na zasadach ściśle określonych w tym przepisie.
Najczęściej wykorzystywanymi przez podmioty publiczne przesłankami prawnymi są: art. 6 ust. 1 lit c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia przez administratora obowiązku prawnego) oraz art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi). Aby powyższe przesłanki przyjąć do nadania legalności nagrywania rozmów z interesantami musiałyby istnieć przepisy prawa unijnego lub krajowego, które nakładają na urzędy obowiązek nagrywania rozmów lub wskazują urzędy jako podmioty uprawnione do prowadzenia tego typu nagrywania. Obecnie jednak nie ma takiego przepisu, który uprawniałby organy gminy do rejestrowania rozmów telefonicznych dla realizacji ich zadań czy też sprawowania władzy publicznej.
PUODO przywołuje również brak zasadności stosowania przesłanki określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora) gdyż prawnie uzasadniony interes administratora nie powinien mieć zastosowania jako podstawa prawna do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań. Wskazana przesłanka mogłaby być zastosowana przez podmioty publiczne, jednak nie w sytuacji, w której realizują one swoje zadania określone w przepisach jako ustawowe kompetencje.
Nagrywanie rozmów a dowody w postępowaniu administracyjnym
Okazuje się jednak, że stanowisko PUODO wywołało kontrowersje w środowisku prawniczym. Prawnicy przestrzegają samorządowców przed zbyt łatwym uleganiem presji Prezesa UODO, a najwięcej kontrowersji budzi stanowisko organu w kontekście postepowań administracyjnych, bowiem organ nie dopuszcza również nagrywania rozmów telefonicznych prowadzonych w ramach toczonych postępowań.
Zgodnie z art. 14 par. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postepowania administracyjnego (dalej: KPA) sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub za pomocą innych środków łączności, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. Zdaniem prawników organ przyjmuje zawężającą interpretację tego artykułu, gdyż uważa, że protokół lub podpisana adnotacja mogą mieć wyłącznie formę pisemną i powinny zostać umieszczona w aktach.
W dodatku Gazety Prawnej z dnia 6 grudnia 2023 r. nr 236 (6150) w rozmowie przeprowadzonej z dr. inż. Krzysztofem Świtałą (adiunktem w Katedrze Prawa Informatycznego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego) uważa on, że „stanowisko prezesa UODO nie jest konsekwentne i zamiast porządkować wykładnię przepisów RODO, jeszcze bardziej komplikuje ich interpretację” a w odniesieniu do rozmów związanych z postępowaniem administracyjnym dopuszcza taką możliwość i stosowałby w tym przypadku odpowiednio art. 67 par. 1 KPA, odnosząc się do protokołowania czynności lub ich utrwalania w inny sposób. Podkreśla równocześnie, że aby uniknąć wątpliwości interpretacyjnych należałoby odświeżyć przepisy KPA.
Nic nie pasuje ? No to na zgodę!
Czy w takim razie odpowiednią podstawą prawną do przetwarzania danych pochodzących z nagrań będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą)?
Otóż zgodnie z opinią PUODO zgoda osób dzwoniących do urzędów w sprawach odnoszących się do realizowanych przez nie zadań również nie jest wystarczającą przesłanką prawną uprawniającą do nagrywania rozmów telefonicznych. Kluczową kwestią jest w tym przypadku brak równowagi w stosunkach pomiędzy administratorem będącym władzą publiczną a osobą, której dane dotyczą. Ponadto, aby zgoda mogła stanowić podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, musi spełniać warunki określone w art. 4 pkt. 11 oraz art. 7 RODO. Przesłanka zgody nie może być obarczona żadnym elementem przymusu, presji lub braku możliwości swobodnego złożenia oświadczenia woli. Zgodnie z wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych, za dobrowolne wyrażenie zgody nie można uznać sytuacji, w której osobie, której dane dotyczą nie przysługuje rzeczywista możliwość wyboru, gdy czuje się ona zmuszona do wyrażenia zgody lub gdy poniesie negatywne konsekwencje w przypadku jej niewyrażenia. W analizowanej sytuacji osoba dzwoniąca do urzędu nie będzie miała możliwości telefonicznego, szybkiego, załatwienia sprawy bez nagrywania jej rozmowy i będzie zmuszona do podjęcia dodatkowych działań, takich jak osobista wizyta w urzędzie lub przesłanie listu czy maila, co może stanowić przesłankę ograniczającą jej dostęp do świadczonych usług w przypadku niewyrażenia zgody na nagrywanie.
Kolejny aspekt – nagrywanie pracowników urzędu
Należy również wziąć pod uwagę fakt, że przy nagrywaniu rozmów z interesantami, utrwaleniu podlegają także dane pracowników urzędów, co w opinii PUODO jest nieuprawnione na gruncie prawa pracy. Organ nadzorczy nagrywanie rozmów pracowników kwalifikuje jako formę monitoringu pracownika. Tymczasem zgodnie z art. 22³ § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy prowadzenie monitoringu jest możliwe wyłącznie w ściśle określonych celach, takich jak weryfikacja czy pracownik właściwie użytkuje udostępniane mu narzędzia pracy oraz czy realizuje obowiązki zgodnie z czasem pracy. Nie można więc nagrywać pracowników argumentując to tym, że chce się chronić ich przed osobami, kierującymi agresję słowną i groźby.
Co do przesłanki zgody – nie może być o niej mowy w takim stanie faktycznym i prawnym.
Nagrywać czy nie nagrywać?
Nie nagrywać.
Podsumowując stanowisko PUODO i prawnków w większości przypadków nie znajdziemy podstaw prawnych do nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami. My zgadzamy się ze stanowiskiem przyjętym przez organ nadzorczy, że przy nagrywaniu rozmów telefonicznych absolutnie nie można przetwarzać danych osób dzwoniących w oparciu o przesłankę wynikającą z art. 6 ust. 1 lit. c, e i f RODO.
Jednak podstawą prawną przetwarzania tych danych może być zgoda, osoby której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lecz tylko i wyłącznie wtedy gdy zostaną spełnione jej przesłanki określone w art. 4 ust. 11 oraz art. 7 RODO: zgoda będzie świadoma, konkretna, dobrowolna oraz udostępniona będzie możliwość jej wycofania w dowolnym momencie.
Oznacza to, że nagrywanie nie może być domyślnie włączone przy odbieraniu połączenia przychodzącego, a dopiero po poinformowaniu o nagrywaniu, spełnieniu obowiązku informacyjnego i uzyskaniu zgody przez pracownika prowadzącego rozmowę, nagrywanie może zostać uruchomione.
Ostatnie wpisy
O mnie
Magdalena Gujska
Kategorie