Zmiany w dodatkach mieszkaniowych
Jedno zadanie, różne wnioski
Zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych, dodatek ów przyznaje się na wniosek osoby zainteresowanej w drodze decyzji administracyjnej. Do wniosku dołącza się deklarację o dochodach gospodarstwa domowego za okres 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz inne niezbędne dokumenty.
Dotychczasowe przepisy nie wskazują jednak, jakie konkretnie dane osobowe należy we wniosku zgromadzić. W takiej sytuacji OPS jest zobowiązany do posiłkowania się zasadami ochrony danych, w tym zasadami celowości i minimalizacji danych.
Niestety, domeną przepisów tworzonych dla tego sektora finansów publicznych jest to, że są stare i rzadko nowelizowane (ustawa z 2001 r.!), co powoduje niedostosowanie do przepisów z zakresu ochrony danych osobowych chociażby.
Taka sytuacja powoduje, że OPSy pomimo, że realizują to samo zadanie, pracują na różnych wnioskach i gromadzą różne dane osobowe wnioskodawców i członków rodziny. IODzi w Ośrodkach Pomocy Społecznej w ramach swojego nadzoru (w tym ja) głowili się w jaki sposób zapewnić minimalizację danych osobowych przy jednoczesnym umożliwieniu realizacji wniosku i obrony budżetu państwa.
Wniosek o dodatek mieszkaniowy po nowemu
Ustawa z dnia 10 grudnia 2020 r. o zmianie niektórych ustaw wspierających rozwój mieszkalnictwa wprowadza zmiany w ustawie o dodatkach mieszkaniowych, które wejdą w życie z dniem 1 lipca 2021 r.
I tak zgodnie z nowym art. 7 ust. 1c wniosek o przyznanie dodatku mieszkaniowego zawiera:
1) imię i nazwisko wnioskodawcy oraz numer PESEL albo numer dokumentu potwierdzającego tożsamość wnioskodawcy w przypadku braku numeru PESEL;
2) adres zamieszkania wnioskodawcy;
3) wskazanie nazwy i adresu zarządcy budynku albo innej osoby uprawnionej do pobierania należności za lokal mieszkalny;
4) określenie tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego;
5) informację o powierzchni użytkowej lokalu, w tym o łącznej powierzchni pokoi i kuchni oraz o powierzchni zajmowanej przez wnioskodawcę, w przypadku najmu albo podnajmu części lokalu;
6) informację o liczbie osób niepełnosprawnych, w tym o liczbie osób poruszających się na wózku inwalidzkim oraz o liczbie innych osób niepełnosprawnych, których niepełnosprawność wymaga zamieszkiwania w oddzielnym pokoju;
7) informacje dotyczące technicznego wyposażenia zajmowanego lokalu mieszkalnego o:
a) sposobie ogrzewania lokalu (wyposażenie w centralne ogrzewanie)
b) sposobie przygotowywania ciepłej wody użytkowej (wyposażenie w centralną instalację ciepłej wody),
c) instalacji gazu przewodowego;
8) informację o liczbie osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego oraz o łącznych dochodach członków gospodarstwa domowego;
9)informację o łącznej kwocie wydatków na lokal mieszkalny, o których mowa w art. 6 ust. 3-4a, za ostatni miesiąc;
10)potwierdzenie informacji, o których mowa w pkt 2-5 oraz 7 i 9, przez zarządcę budynku albo inną osobę uprawnioną do pobierania należności za lokal mieszkalny.
Deklaracja o dochodach po nowemu
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 7 ust. 1d deklaracja o dochodach zawiera:
1)dane osobowe wnioskodawcy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, datę urodzenia, miejsce pracy lub nauki i źródła dochodu oraz jego wysokość;
2)dane osobowe osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego: imię i nazwisko, datę urodzenia, stopień pokrewieństwa z wnioskodawcą, miejsce pracy lub nauki i źródła dochodów oraz ich wysokość;
3)informację o sumie dochodów członków gospodarstwa domowego;
4)informację o wysokości średniego miesięcznego dochodu na jednego członka gospodarstwa domowego.
Dobre praktyki
Numer telefonu i adres email
Ustawa nie wskazuje wprost obowiązku podania numeru telefonu lub adresu email w celu ułatwienia kontaktu w sprawie wniosku. Dlatego nie można z „automatu” żądać tych danych.
W przypadku ich niepodania, OPS będzie musiał się kontaktować z Wnioskodawcą listownie.
OPS może jednak te dane pozyskać za zgodą Wnioskodawcy, co należy ująć w informacji o przetwarzaniu danych, a także należy zapewnić spełnienie wszystkich przesłanek z art. 7 RODO.
Deklaracja bez PESELi członków gospodarstwa
W przypadku deklaracji do tej pory OPSy często gromadziły również nr PESEL członków gospodarstwa domowego. Należy pamiętać, że nowe przepisy wprost wskazują, że członkowie gospodarstwa wskazują jedynie: imię i nazwisko, datę urodzenia, stopień pokrewieństwa z wnioskodawcą, miejsce pracy lub nauki i źródła dochodów oraz ich wysokość.
Jak widać ustawodawca nie dał OPS uprawnień do gromadzenia numeru PESEL osób innych niż wnioskodawca (to wynika z wniosku).
W ramach źródeł dochodu należy wskazać, np. wynagrodzenie za pracę, dochód z prowadzonej działalności gospodarczej, renta, emerytura itp.
W ramach miejsca pracy lub nauki należy wskazać nazwę zakładu pracy lub szkoły. Konieczne jest unikanie gromadzenia dodatkowych danych, np. dat rozpoczęcia lub zakończenia nauki, pracy oraz formy i czasu zatrudnienia.
Informacja o przetwarzaniu danych w druku wniosku
Nawet jeśli ADO umieszcza informację o przetwarzaniu danych (art. 13 RODO) w BIPie lub na stronie internetowej, albo w swojej siedzibie, warto również we wniosku o przyznanie dodatku mieszkaniowego umieścić tzw. klauzulę informacyjną. Wtedy można ją dostosować do konkretnego zadania, zapewnić jej przejrzystość i czytelność.
Najczęściej umieszczane w przestrzeni publicznej klauzule są to klauzule ogólne, które odnoszą się do całości zadań administratora, co może utrudnić zrozumienie treści odbiorcy.
Zmiany wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2021 r.